Инструкция представляет собой справочную документацию, в которой указаны особенности и правила эксплуатации того или иного товара. При этом она может быть реализована в различных вариантах оформления. Инструкцией по факту есть не только руководство пользователя, которое прилагается к условной бытовой технике, но и раздел ответов на самые частые вопросы на сайте или даже текст, размещенный на пакете молока.
Предоставление покупателю соответствующей информации регламентируется законодательством – она должна присутствовать в обязательном порядке. Поэтому всерьез задуматься о том, как писать инструкцию, приходится любому производителю. Традиционно эти обязанности возложены на так называемых технических писателей, хотя нередко ими также занимаются копирайтеры, менеджеры или аналитики компании.
Разнообразные инструкцию являются неотъемлемой частью контента любого информационно-практического сайта.
Оглавление
Какие бывают инструкции
Существует несколько классификаций данной документации. По содержанию инструкции делят на следующие виды:
- описательные – рассказ об особенностях товара, возможностях сервиса, полезных функциях, прочее;
- сценарные – пошаговые указания, как решить конкретную задачу, к примеру, как собрать стол, сварить суп или заменить термопасту на процессоре компьютера.
В сценарных инструкциях часто приводятся профессиональные хитрости, например, указываются горячие клавиши. Считать их банальным перечислением действий слишком поверхностно. Качественная сценарная инструкция обычно предоставляет и другую полезную информацию, при этом оставаясь в обозначенных рамках.
По формату инструкции принято делить на:
- текст;
- видео;
- инфографика;
- FAQ;
- скринкастинг.
Каждый из вышеперечисленных видов используется, исходя из особенностей продукта. К примеру, когда речь заходит о программном обеспечении, то идеальный вариант – скринкастинг (запись экрана) или видеоинструкции. В этом случае пользователю предоставляется наглядное руководство, как именно осуществить, скажем, установку или настройку ПО, причем непосредственно на реальном примере. Чаще всего используются текстовые инструкции в печатном и электронном виде, как наиболее универсальные и подходящие большинству физических товаров.
Как правильно составить инструкцию
Для начала нужно определиться с рядом важным особенностей, исходя из которых и выбирается формат данной документации и т.д. Так, перед тем какписать инструкцию, необходимо четко представлять целевую аудиторию и при каких именно обстоятельствах она будет изучаться пользователем. Иногда резонно разделить ее на два отдельных документа. В этом случае в одном будет приведена различная техническая информация, перечислены характеристики, указаны сведения о производителе и т.д., а в другом – показан пошаговый порядок действий.
Инструкция, как уже говорилось выше, нужна для всех товаров, однако она не обязательно должна быть слишком уж детальной. Если товар простой и общеизвестный, то логичнее ограничиться документом с кратким описанием, если же это новый продукт, который только выходит на рынок, то лучше рассказать о нем более подробно, не упустив никаких важных нюансов.
Большую роль играет и целевая аудитория. Если предполагается, что товар будет приобретать и использовать человек, который мог с ним раньше никогда не сталкиваться, то инструкция должна быть максимально простой, понятной и детальной. В случае, когда продукт ориентирован на профессионалов или людей с опытом работы с данным типом товаров, документацию резонно составить в несколько иной форме, так как рассказ «на пальцах» таким покупателям не нужен и априори не интересен.
Объемным инструкциям необходимо оглавление. Если документ содержит в себе порядка 10 и более страниц, то оно фактически обязательно. Без оглавления пользователю будет сложнее отыскать необходимую информацию, что сильно снижает полезность и, следовательно, качество инструкции, как таковой.
Работа с текстом и иллюстрациями
Оптимальнее всего писать инструкции, которые как бы вступают в диалог с читателем. При этом нужно учитывать несколько факторов. Так как инструкция является официальным документом, то в нем нет места личным суждениям, лирическим отступлениям от темы и прочее. Все это необходимо убрать. Обратная сторона – упор в техническую составляющую, когда документ буквально пестрит сложными терминами. Это тоже нельзя назвать здравым решением. По возможности лучше использовать терминологию в разумных мерках, не забывая о том, какой именно покупатель в конечном итоге будет держать в руках данный продукт. Не исключено, что многие термины ему буду непонятны.
Глаголы нужно ставить в повелительном наклонении. Никаких «может», «наверное» и прочее. Также стоит осторожно обращаться с синонимами. Размышляя, как писать инструкцию, помните, что синонимы могут означать разные вещи и это лишь запутает читателя. Сленг, жаргон – тоже не к месту в официальном документе. А вот что точно будет полезно, так это иллюстрации. Буквально парой картинок можно заменить объемное описание порядка действий, поэтому использовать их не только можно, но и нужно.